Hace unos meses todavía era 2019, no sabíamos la que se nos venía encima, y todavía se hablaba del «cambio de paradigma». A lo largo de ese año hubo un salto cualitativo y cuantitativo importante en el desarrollo de muchas tecnologías digitales cuyo objetivo era facilitar y agilizar la comunicación, porque en muchas ocasiones el principal factor que impide la asistencia a los congresos y reuniones científicas es la falta de tiempo. Cada vez se convocan más reuniones porque el número de especialidades crece, la oferta de formación y de eventos también va en aumento, y para la mayoría de profesionales es casi imposible asistir a todas (a veces, es muy difícil asistir incluso a una al año). Por este motivo, las empresas tecnológicas, de la mano de las agencias de comunicación, comenzaron a diseñar eventos virtuales que permitían organizar un campus o un congreso virtual, con su exposición comercial y todo, y sus ponencias científicas, a las que los congresistas podían asistir en remoto. Toda una revolución para facilitar la vida de los científicos, ahorrándoles el tiempo de desplazamiento.

El nuevo paradigma de los congresos científicos

En marzo de 2020 hubo que cancelar o posponer (y posteriormente cancelar definitivamente) todos los congresos científicos que estaban programados. Y tiene pinta que los de 2021 tampoco se van a poder celebrar de forma presencial. Durante unas semanas se pasó por la inevitable fase de bloqueo y de pensar cómo reprogramarlo todo, lo que conlleva unas pérdidas enormes para todos los sectores implicados.

Afortunadamente, la tecnología digital ya estaba lo suficientemente desarrollada y se contaba con la experiencia de los años anteriores organizando eventos virtuales como para pasar toda la actividad a organizar congresos virtuales a lo largo de los meses siguientes. Nunca se ha vivido algo así en la historia. Hemos tenido que adaptarnos a las videoconferencias, pero también hemos tenido que renunciar a la parte presencial. El ponente ya no es de carne y hueso, nuestros compañeros de butaca y que nos acompañan a todas las conferencias ya no están aquí, sino que estamos solos en el salón de nuestra casa, ya no hay pausas de café ni cenas para socializar, compartir experiencias y opiniones, y hasta podemos decir que los congresos pierden esa parte divertida, que es la parte social. Esa parte es insustituible y por eso es seguro que las reuniones presenciales no se perderán. Pero las virtuales han llegado para quedarse, así que vamos a acostumbrarnos y a sacar lo mejor de ellas.

Miedos e inseguridades con la tecnología digital

Todavía somos muy novatos, a la mayoría no nos han formado en el instituto ni en la facultad en el manejo de las nuevas tecnologías, y lo hemos aprendido a lo largo de los últimos años en nuestro desempeño profesional. Pero no somos expertos, y nos da miedo implantar las tecnologías porque no queremos fallar. ¿Cómo podemos ganar en seguridad? Con formación, cada vez hay más oferta para ello, más accesible y más comprensible. También, por supuesto, se puede acudir a colaboradores externos que nos pueden ayudar con aquellos aspectos en los que no nos sintamos cómodos. Hoy en día podemos hacer casi de todo con ayuda de la tecnología digital.

Consejos para mejorar los eventos online

Para ganar eficacia a la hora de organizar un congreso digital y mejorar la experiencia de los asistentes y de los ponentes, resulta fundamental elegir una plataforma que sea lo más sencilla de utilizar posible. Si se puede evitar que los asistentes tengan que descargarse un programa mejor, así no se sobrecargan los equipos informáticos (hay que tener en cuenta que muchos usuarios acceden desde tablet o smartphone y se puede consumir memoria y datos). Es fundamental que se escuche bien, que los contenidos se vean perfectamente, y siempre se agradece que se aporten materiales adicionales en un soporte descargable (por ejemplo, en pdf). También es importante ajustarse al guion y al tiempo establecidos, dejando un tiempo al final para las preguntas del público.

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Todos los días salen nuevos formatos y medios digitales, y cada vez son más directos y fáciles de utilizar. No hay que tener miedo a utilizarlos. Porque, como ya he dicho antes, los congresos digitales no van a sustituir a los presenciales: dentro de muy poco volveremos a vernos las caras y a tomarnos ese café con otros congresistas.